Les opérateurs, organisés ou non en filière sous la bannière d’un promoteur, définissent les cahiers des charges qui conduiront à une différenciation claire des produits. Cette différenciation pourra être communiquée sans équivoque vers le consommateur.
Une structure commune à tous les cahiers des charges est prévue par la législation ainsi que certaines exigences minimales sectorielles. Les cahiers des charges doivent définir les caractéristiques de différenciation des produits, les exigences à toutes les étapes de fabrication et les critères objectifs qui seront contrôlés pour garantir la qualité annoncée.

Procédure d'agrément

Afin d'agréer un cahier des charges pour le système régional de qualité différenciée, un dossier de demande doit être constitué. Celui-ci comprend :
♦ le cahier des charges (CdC) rédigé conformément à la législation en vigueur ;
♦ l'utilisation prévue du signe régional de qualité ;
♦ le nom du ou des organismes certificateurs indépendants (OCI) se portant candidat(s) pour la certification ;
♦ les éléments utiles supplémentaires à l’objectivation du caractère différencié du mode de  production ou des produits.
Une fois complet, le dossier est à déposer auprès de l'Administration (Direction de la Qualité et du Bien-être animal), ci-après dénommée « le service ». La procédure d'agrément est détaillée ci-dessous.

Les cahiers des charges agréés comportent un plan minimal de contrôle pour chaque étape de la production. Un organisme certificateur répondant à la norme ISO 17025, accrédité par BELAC et agréé, est chargé des contrôles externes. Au cas où la mission de certification n'est pas momentanément déléguée à un organisme certificateur agréé, le contrôle peut être assuré transitoirement par le service.
La supervision des organismes certificateurs agréés est assurée par le service (Direction de la Qualité et du Bien-être animal).

Une fois le cahier des charges agréé

Pour pouvoir utiliser la dénomination définie dans le cahier des charges agréé et le signe de qualité, tout opérateur notifie son activité auprès d'un organisme certificateur agréé en charge de la certification des produits pour la dénomination concernée. Il se place sous son contrôle en vue de faire certifier la conformité de ses produits aux exigences du cahier des charges correspondant à ladite dénomination.

Toute modification d'un cahier des charges doit faire l'objet d'une demande auprès du service qui évalue si la modification est majeure ou mineure. Une modification est qualifiée de majeure si elle concerne des exigences qui conditionnent directement la différenciation du produit ou de son mode de production. Dans ce cas, la demande de modification est soumise à un groupe d'experts conformément à la procédure ci-dessus. Toute modification qui n'est pas qualifiée de majeure est qualifiée de mineure et est traitée par le service, qui soumet une proposition motivée d'agrément du cahier des charges modifié à l'approbation du Ministre wallon de l'Agriculture.

Le cahier des charges est réévalué tous les 3 ans. Si le contenu est toujours valable, l'agrément continue. Si le contenu n'est plus valable :

♦ soit, un nouveau cahier des charges est agréé par le Ministre ;
♦ soit, en l'absence d'agrément d'un nouveau cahier des charges, l'agrément du cahier des charges réévalué est retiré par le Ministre.